Datenschutzhinweise Bewerbermanagement und Talentpool
Version: 1.2
Stand: 12.07.2022
1. Präambel
Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Stelle in einem der Verbundunternehmen der Topwerk Group interessieren. Wir nehmen Datenschutz sehr ernst und sind bestrebt, Ihre personennbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu schützen.
Unter personenbezogenen Daten verstehen wir alle Daten über die persönlichen und sachlichen Verhältnisse einer natürlichen Person. Personenbezogene Daten, die im Rahmen unseres Bewerbermanagements erhoben werden, werden ausschließlich für Zwecke über die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung verwendet.
2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzkontakt
Die im folgenden genannten Parteien als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO sind im Hinblick auf das Bewerbermanagement der Topwerk Group gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DS-GVO .
Gemeinsame Verantwortliche
Top-Werk GmbH
Freier-Grund-Straße 123
57299 Burbach
Tel: +49 2736 4976 0
Mail: info@topwerk.com
Gesetzlicher Vertreter
Herr Robert Gruss/Herr Jens Müller
(Anschrift wie oben)
HESS Group GmbH
Freier-Grund-Straße 123
57299 Burbach
Tel: +49 2736 4976 0
Mail: info@hessgroup.com
Gesetzlicher Vertreter
Herr Oliver Rauter/Herr Robert Gruss
(Anschrift wie oben)
SR-Schindler Maschinen-Anlagentechnik GmbH
Hofer Straße 24
93057 Regensburg
Tel: +49 941 69682 0
Mail: info@sr-schindler.com
Gesetzlicher Vertreter
Herr Martin Dalbert
(Anschrift wie oben)
PRINZING-PFEIFFER GmbH
Zum Weißen Jura 3
89143 Blaubeuren
Tel: +49 7344 172 0
Mail: info@prinzing-pfeiffer.com
Gesetzlicher Vertreter
Herr Bernward Reif
(Anschrift wie oben)
MSM Formenbau GmbH
Industriestraße 9
55459 Langenhahn
Tel: +49 2663 6081
Mail: info@msm-formenbau.de
Gesetzlicher Vertreter
Herr Olaf Thamke
(Anschrift wie oben)
Als gemeinsamer Datenschutzbeauftragte für die genannten Verbundunternehmen der Topwerk Group wurde bestellt:
Datenschutzbeauftragter
Sicoda GmbH
Oliver Gönner
Rochusstraße 198
53123 Bonn
Tel: 0228 28614060
Mail: dsb@sicoda.de
3. Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
Die Verbundunternehmen der Topwerk Group nutzen die technischen Möglichkeiten des Bewerbermanagements in gemeinsamer Verantwortung und haben dazu die notwendige Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung gem. Art. 26 DS-GVO miteinander geschlossen.
Über die wichtigsten Regelungen dieser Vereinbarung informieren wir Sie innerhalb dieser Datenschutzerklärung.
Soweit Sie sich auf eine von einem unserer Verbundunternehmen ausgeschriebene Stelle bewerben, erhalten nur die HESS Group GmbH, welche die Adminstration des Bewerbermanagements übernimmt und die Personalverantwortlichen des Verbundunternehmens auf dessen Stellenausschreibung Sie sich beworben haben Zugriff auf Ihre Bewerbung.
Soweit Sie sich für die Aufnahme in den Talentpool entscheiden, haben alle Verbundunternehmen der Topwerk Group Zugriff auf Ihre Bewerbung und können Sie bei für Sie passenden Stellenangeboten kontaktieren.
4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbermanagements ist Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG. Gemäß dieser Vorschriften werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Soweit eine Aufnahme Ihrer Person in den Talentpool erfolgt, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs.1 lit. a) DS-GVO. Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit, ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft gegenüber uns zu widerrufen.
5. Betroffenenrechte
Im Rahmen unserer Datenverarbeitung werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Es stehen Ihnen die Rechte aus dem Dritten Kapitel der DS-GVO gegenüber unserem Unternehmen zu.
Sie haben
• gemäß Art. 15 DS-GVO das Recht, in dem dort bezeichneten Umfang Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung - zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information; - zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung; - aus Gründen des öffentlichen Interesses oder - zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit - die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird; - die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen; - wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder - Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
Ihre Betroffenenanfrage richten Sie bitte an:
HESS Group GmbH, Freier-Grund-Straße 123, 57299 Burbach
Oliver Lorenz-Adlung (o.lorenz-Adlung@hessgroup.com)
6. Art der verarbeitenden Daten
Neben Ihren allgemeinen Kontaktdaten werden im Rahmen des Bewerbermanagements auch Ihr Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, ein Bewerbungsfoto, sowie ggf. sonstige Dokumente, die sie hochladen und an uns übermitteln verarbeitet. Die Übertragung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbermanagements erfolgt verschlüsselt.
7. Aufnahme in den Talentpool
Sollten wir Ihnen auf Ihre Bewerbung hin keine Stelle anbieten können, haben Sie die Möglichkeit, sich in den von der mit uns für die Verarbeitung gemeinsam verantwortlichen HESS Group GmbH verwalteten Talentpool aufnehmen zu lassen. Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt ausschließlich mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Wenn Sie sich für die Aufnahme in den Talentpool entscheiden, wird Ihre Bewerbung für 12 Monate gespeichert und anschließend gelöscht. Auf die im Talentpool des Bewerbermanagements gespeicherten Bewerbungen haben alle genannten Verbundunternehmen Zugriff. Bei für Sie passenden Stellenangeboten kontkatiert Sie der Personalveranwortliche des Verbundunternehmens, bei dem der entsprechende Personalbedarf besteht direkt. Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool können Sie jederzeit, ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft gegenüber der HESS Group GmbH widerrufen. Ihren Widerruf können Sie an die unter Punkt 5 angegebene Kontaktadresse richten. Sie haben jedoch auch jederzeit die Möglichkeit Ihr Profil und Ihre Bewerbungsdaten selbst zu löschen.
8. Speicherung und Löschung
Soweit wir Ihnen auf Ihre Bewerbung hin keine Stelle anbieten können und Sie sich nicht für die Aufnahme in den Talentpool entschieden haben, werden Ihre Bewerbungsdaten 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Die Speicherung für den Zeitraum von 6 Monaten erfolgt um sich ggf. gegen Rechtsansprüche von Bewerben zu verteidigen.
Haben Sie sich für die Aufnahme in den Talentpool entschieden, speichert die HESS Group GmbH Ihre Bewerbungsdaten für 12 Monate und löscht diese anschließend. Sie haben jedoch jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten in den Talentpool zu widerrufen. Ihren Widerruf können Sie an die unter Punkt 5 angegebene Kontaktadresse richten. Sie haben jedoch auch jederzeit die Möglichkeit Ihr Profil und Ihre Bewerbungsdaten selbst zu löschen.
9. Dienstleister und Sicherheit
Im Rahmen unseres Bewerbermanagements setzen wir die Bewerbermanagement Software der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg ein. Um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Bewerbung sicherzustellen, haben wir mit dem Dienstleister eine Zusatzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO geschlossen und uns davon überzeugt, dass der Dienstleister die notwendigen technisch-organisatorischen Maßnahmen ergreift.